保育士の業務効率化のために

私が驚いたことの一つは、保育以外の事務作業の多さでした。 月案、週案、日案と保育指導計画を次々と作成したり、毎日、連絡帳や日誌を記入したりと、保育士業務に書類仕事がたくさんあることを、私は知りませんでした。しかも、そのすべてが手書きというのも驚きで、お昼休みもほとんどの保育士さんが休めていないの現実にびっくりしました

感じることの上位に、「保育指導計画の作成」があげられています。 また、保育士が退職を考えている理由では「仕事量が多い」「労働時間が長い」が長年上位です。 そこから見えてくるのは、保育士の大半が書類を書く作業や、業務過多に悩まされているという姿です。

業務効率化のために何ができる？

保育メインですので極力事務作業は減らしたいですよね。

明日からすぐにできる業務効率化の工夫を紹介します。

データの共有化

保護者向けのおたより作成です。一人で手作りで作るのではなく、データを皆で共有して効率的に作成しましょう。

• テンプレート(ひな形)の作成
  資料などはテンプレート化して、職員が皆で使えるようにするのが一番です。書き方については、保育園独特の手書き文化や手書きにこだわる職員もいるかと思います。しかし、それでは共有・効率化を良くすることは難しいでしょう。手書きにこだわらずに、パソコンを使うのが業務効率化のポイントです。②クラウド利用

最近は写真をPCのデスクトップに保存すると、容量が重たくなったり、他の保育士と共有したいときに不便な面もあるかもしれません。
クラウドサービスで保存しておけば、ストレスなく便利に使えるでしょう。また自宅PCからもアクセスできるのでおすすめです。※園によっては個人情報の問題から持ち出し禁止の園も多いですので注意しましょう

2会議を短縮する

保育園の職員会議は、いつも同じ先生ばかりが話していたり、結論が出ずに延々と話し続けたりと長時間になりがちです。ここにはまだ効率化できる余地があります。 会議時間が短くなるだけで、職員の負担感は確実に減ります。

①時間をしっかり決めて会議をする

タイムキーパーや時間管理をすると良いでしょう。その際、まず最初に会議の時間を30分以内などきちんと決めておくことも重要です。

②会議前に議題を決めて配布

あらかじめ議題や会議資料を渡しておくのは、効率的な会議の基本です。会議が始まってから皆が考え始めるのでなく、考えをまとめてから参加してもらえるので議事がスピーディに進行できますよ。

まとめ

子どものために残業したり、手書きにこだわったりすることが保育士らしい働き方だと考えている職員もいます。ただ、そのために保育士が疲労していくのであれば本末転倒です。 オン・オフを切り替えて、バランスよく業務を効率化していきましょう。